Como funciona a gestão de dados escolares e por que ela é importante? Venha descobrir!

A gestão de dados escolares é um assunto que tem ganhado mais reconhecimento nos últimos anos por conta das novas leis de proteção aos dados.

Em uma escola, novas informações são recebidas, armazenadas e processadas o tempo inteiro. Identificação dos alunos, informações sobre as famílias, identificação de disciplinas, dados financeiros, informações sobre professores e funcionários, etc.

Ao receber esses dados, a escola deve organizá-los de forma a conseguir acessar, compreender e mesmo utilizá-los em tomadas de decisões importantes.

Saiba mais sobre a importância da gestão de dados escolares a seguir.

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Por que a gestão de dados escolares é importante?

Em primeiro lugar, a gestão de dados escolares é uma facilitadora de toda a gestão escolar. Esses dados fornecem todas as principais informações sobre a escola e sobre os alunos. Com base em análises desses dados, é possível encontrar os pontos fortes e fracos da sua instituição. Assim, o gestor pode tomar decisões com base em fatos, não apenas em deduções.

A relação com os alunos é muito importante para a gestão escolar. Saiba como melhorá-la!

Mas a gestão de dados escolares também é muito importante para fins contábeis. Para manter a saúde financeira da escola, é preciso ter registrado todos os dados de pagamentos, investimentos e gastos fixos. Também é necessário compreender os resultados de todos os investimentos feitos.

Por fim, fazer essa gestão também garante que a sua escola esteja de acordo com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Essa lei preza pelo consentimento e pela segurança no tratamento de dados em todo tipo de empresa e organização.

Como podemos ver, a gestão de dados escolares pode beneficiar sua escola em várias frentes. Por isso, é importante saber como fazer essa gestão de forma eficiente.

Assista ao vídeo e conheça 6 dicas para uma gestão excelente:

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Como fazer a gestão de dados escolares?

Para fazer uma boa gestão de dados escolares, precisamos entender qual é o objetivo dessa gestão. Ao tomar cuidado com os dados produzidos pela e para sua escola, os objetivos costumam ser: evitar perdas, evitar danos e evitar vazamentos. Ou seja, garantir que os dados sejam preservados de forma íntegra.

Confira algumas dicas para fazer uma boa gestão dos dados da sua escola!

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Busque o consentimento na coleta

Ao pedir que os pais ou seus alunos assinem um contrato ou preencham um formulário, peça a permissão para coletar, armazenar e utilizar seus dados. Deixe claro em quais ocasiões os dados serão usados e quais consequências isso pode trazer.

Mesmo que não haja nada de impactante, o conhecimento desses fatos pode fazer diferença em situações de perdas ou vazamentos.

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Não colete ou armazene dados desnecessários

Escolas já recebem uma grande quantidade de dados vindos de alunos, professores, funcionários e muito mais. Por isso, limite-se aos dados que realmente são importantes. Ou seja, aqueles que são necessários para a gestão, a contabilidade e para as questões jurídicas da escola.

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Mantenha os dados atualizados

Para que os dados coletados pela sua escola funcionem como uma ferramenta de estratégia e possam ser bem utilizados pela contabilidade, eles precisam estar atualizados. Dados desatualizados podem gerar problemas e análises falhas, que levam a decisões pouco acertadas.

Por isso, procure sempre pedir que os pais, alunos, funcionários e professores atualizem seus dados. Caso tenham mudado de telefone ou endereço, eles podem avisar diretamente para a secretaria da escola.

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Digitalize as informações

Por fim, a melhor dica para fazer a gestão de dados escolares é não tentar fazer isso de forma manual. Não porque não funciona, mas porque é o método menos eficiente nos dias de hoje.

Manter arquivos enormes, cheios de pastas, era algo que funcionava alguns anos atrás. Porém, sempre havia problemas com documentos perdidos, rasurados, rasgados, manchados e, inclusive, velhos demais para ser possível ler e extrair informações.

Isso pode ser resolvido, hoje em dia, com a digitalização. Muitos softwares de gestão podem ajudar a tornar o armazenamento de dados simples e eficiente.

Tecnologia educacional é uma ferramenta essencial para as escolas.

Além disso, os dados podem ser acessados de qualquer lugar, apenas por quem tem permissão, e não correm o risco de serem perdidos ou avariados.

Assista ao vídeo sobre o que fazer com os resultados do IDEB:

A Faz Educação sabe que uma boa gestão pode transformar o funcionamento de uma escola. Acesse nosso blog e confira mais dicas!

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